O que é capacity planning? Aprenda a criar e gerar insights com o mapa de capacidade

O mapa que todo gerente de projetos precisa fazer: capacity planning! Saiba como criar o mapa de capacidade e tirar insights para seu time.

Capacity planning nada mais é que o planejamento dos recursos necessários para realizar uma entrega. Como resultado deste planejamento, o capacity planning também serve como parâmetro para que o gestor de projetos saiba quais são os recursos disponíveis e tome decisões sobre a aplicação desses recursos em novos projetos com assertividade, garantindo mais produtividade.

Na teoria, então, capacity planning é a análise de tudo o que seus recursos podem entregar em determinado período de tempo. Por exemplo: 2 colaboradores em regime de trabalho de 8 horas cada podem cuidar de 4 operações em outsourcing durante 30 dias. Ou então: a capacidade de banda contratada atualmente pela empresa é capaz de manter as operações das áreas de negócio, logística e e-commerce no ar em volume padrão de requisições.

Mas na prática, definir a capacidade da sua equipe pode ser mais desafiador — principalmente para projetos de TI — e a verdade é que a maior parte dos conteúdos disponíveis na web entregam informações divergentes sobre o assunto. Por isso, aqui vão algumas dicas para se sair bem nessa etapa.

1. Defina a capacidade operacional

Seja em projetos, engenharia ou qualquer outra área da empresa, capacity planning é sobre definir a capacidade operacional. Sendo lógicos, fica fácil entender que a capacidade operacional está diretamente relacionada às pessoas, na maior parte dos casos. Afinal, mesmo em operações automatizadas, sempre existirá um fator humano. 

Então, como primeiro passo, defina quantas horas e pessoas são necessárias para determinada entrega. Mas atenção, você não deve fazer isso sozinho! Sempre tenha como base métricas, como:

  • Tempo usado para concluir uma subtarefa;
  • Tempo de refação;
  • Tempo de espera;
  • Total de horas utilizadas em toda a entrega;
  • Quanto tempo X colaborador demora para realizar determinada entrega?
  • Há discrepâncias no tempo aplicado por cada colaborador em tarefas similares?
  • O tempo utilizado para os atendimentos está dentro do SLA acordado?

Para obter esses números, o ideal é que você conte com ferramentas de controle para chegar ao resultado mais assertivo. Não precisa ser nada muito elaborado, uma planilha bem feita no Excel já pode ajudar a contabilizar as horas dispendidas, desde que todos tenham comprometimento em adicionar a contagem de horas regularmente e com ética – nesse ponto, vale reforçar a importância do project manager na condução de projetos de TI. Se você ainda tem dúvidas sobre este assunto, guarde este link para ler mais tarde.

Porém ferramentas mais robustas, que permitam contabilização de horas por tarefa e pessoa, podem ser mais eficientes caso seu time lide com uma grande quantidade de projetos diariamente. O mercado oferece boas opções gratuitas e enterprise que você poderá utilizar para a segunda etapa.

2. Segmentação e validação de informações

Agora que você já sabe quanto cada pessoa é capaz de produzir durante um período de tempo e tem uma base para estimar o tempo necessário para realizar novos projetos na sua empresa, pode partir para a segmentação dessas informações com base no perfil de cada pessoa.

O que é isso? Basicamente, entender mais a fundo a especialidade dos seus recursos (e aqui estou considerando que você já conhece a equipe, ou seja, sabe quais são os cargos, funções, carga horária diária, ausências programadas de cada recurso…) para além das hard skills que a função de cada um deles pede.

Por exemplo: considere dois desenvolvedores front-end, que conseguem realizar as mesmas atividades em períodos de tempo similares. Porém, um desses desenvolvedores é uma pessoa mais comunicativa, experiente e que tem um background de negócios. Já o outro desenvolver é uma pessoa mais retraída, menos experiente, porém que vem demonstrando grande expertise na área e criatividade para resolução de problemas.

Concorda que temos um caso em que dois recursos, inicialmente “iguais”, agregam valor de forma diferente para os projetos? Por isso, minha dica é: busque conhecer mais a fundo as pessoas que trabalham na sua equipe para reconhecer talentos e poder aplicá-los com eficácia na hora que forem necessários. Seja na condução da Sprint, em uma reunião 1:1, em alinhamentos com a equipe ou até mesmo passando a atividade como lição de casa. O importante é que, no final do dia, você tenha validado as seguintes informações:

  • Recursos e competências;
  • Carga horária diária;
  • Períodos de indisponibilidade programada;

3. Faça a estrutura do mapa de capacidade

O mapa de capacidade é a representação visual dos dados que você já coletou e vai te ajudar a alocar sua equipe de maneira eficiente em novos projetos. Recomendo que você crie o seu mapa de capacidade usando um editor automatizado que te permita alterar o gráfico facilmente sempre que necessário, por exemplo o próprio Excel. Isso porque as informações sobre a capacidade de operação podem mudar ao longo do tempo.

Para começar, vamos fazer um gráfico de linhas e barras simples. Nossa estrutura será:

  • Na vertical, a quantidade total de recursos disponíveis para o projeto (contabilizando horas multiplicadas por colaboradores)
  • Na horizontal, o tempo total estimado do projeto dividido em Sprint ou a unidade fixa da sua empresa (por exemplo, 1 quarter) dividido em Semanas

Se sua área for dividida em mais de uma frente, sugiro que você crie gráficos diferentes para representar a quantidade de colaboradores em cada uma delas. Outra possibilidade é usar gráficos individuais para monitorar um recurso específico do seu time que exerça uma atividade central ou que trabalhe sem um par. Neste caso, a disponibilidade será de 1.

Depois, alimente os gráficos com os dados coletados e validados. Por exemplo, número de pessoas nas equipes, horas disponíveis para participar de projetos em cada período de acordo com a carga horária e indisponibilidades programadas, etc.

Com isso, vamos ter a visão da capacidade total da equipe ou das frentes do departamento:

Pronto, nosso gráfico poderia parar por aqui, caso seu objetivo fosse mapear a consistência do seu time em projetos, esforço dedicado ou períodos de menor ou maior disponibilidade de recursos para alocar. Basta apenas reunir todos os gráficos relacionados ao seu time em um arquivo de mapa de capacidade e está pronto o seu capacity planning.

Porém te convido a ir mais a fundo a utilizar essa ferramenta para obter mais insights.

Análise de esforço planejado em projeto x capacidade

Suponha que você tenha um projeto com duração de 9 Sprints e que vá mobilizar o time de UX/UI e desenvolvimento. A capacidade desses times você já tem mapeada e sabe que ambos estão alocados em outros 2 projetos, que estão para finalizar nas próximas semanas. Agora, vamos imaginar dois cenários possíveis:

I. Ao estimar o esforço necessário para o novo projeto, fica claro para você que existe demanda para contratação de mais colaboradores na equipe de UX/UI caso a empresa passe a ter esse número de projetos simultâneos. 

II. Também fica claro que o time de desenvolvimento tem recursos suficientes para arcar com estes projetos simultaneamente, visto que há tempo ocioso dentro do mapa de capacidade.

Se o esforço planejado for maior do que a capacidade de uma área, dizemos que o time está superalocado e, pode ter certeza, o resultado de todo o projeto será prejudicado por isso, seja na qualidade, no prazo ou nos custos.

Já se a disponibilidade for muito maior do que o esforço, certamente há recursos ociosos — a chamada subalocação de recursos. Caberá ao gerente avaliar se existe demanda de novos projetos ou se a solução para o problema é redistribuir ou calibrar o tamanho da equipe.

Em resumo, o gerente de projetos deve estar sempre monitorando essas informações, pois caso não haja consenso entre as horas planejadas e a capacidade, é sinal de que existe um erro de planejamento e gestão.

Análise de esforço planejado em projeto x realizado

Outra análise importante e que certamente vai te ajudar a ser reconhecido como um recurso valioso para sua organização é a análise de esforço planejado x realizado. Ela pode ser feita após algumas Sprints, mas recomendo que você considere como resultado final da análise apenas os dados que obtiver após a conclusão do projeto.

Nesta análise, você cruzará os dados de esforço planejado com o total de horas que foram gastas no projeto de fato. Isso só será possível se seu time manter um controle rigoroso sobre o tempo despendido em cada tarefa e se o seu projeto contar com o apoio de uma ferramenta para monitoramento, como uma planilha ou software de gestão de projetos.

Com isso, você poderá obter insights, como:

  • Estamos alocando recursos de forma eficiente nos projetos?
  • Existem gargalos? Existem sobras? Quais são? Como mitigar?

Vamos ver alguns estudos de caso com base nos times de UX/UI e desenvolvedores dos nossos exemplos anteriores.

I. Muitas horas planejadas x menos horas trabalhadas

Pode parecer um trunfo à primeira vista, porém esse problema de dimensionamento de recursos tem tudo a ver com o capacity planning. É possível que o tempo de execução de tarefas dos colaboradores não seja compatível com a realidade, que o seu planejamento de capacidade esteja muito antigo ou ambos. O fato é que, quando você planeja e pede muito mais recursos do que de fato é necessário para a execução de um projeto, a tendência é que ele seja mais caro e que sua taxa de rejeição também esteja nas alturas. 

Por isso, lembre-se sempre que sua área, seja você de projetos, TI ou negócios, precisa estar 100% alinhada com os objetivos estratégicos da organização. Caso o objetivo seja entregar projetos com mais rapidez ou com um custo menor para a empresa, não faz sentido propor projetos superfaturados, certo?

II. Poucas horas planejadas para a demanda real

Por outro lado, quando temos um gargalo, também significa que há problemas de gestão e planejamento de capacidade. Afinal, o objetivo do capacity planning é que o gerente de projetos entregue projetos dentro do prazo, orçamento e com o menor esforço. Isso não significa que a qualidade da entrega deve ser comprometida — muito pelo contrário! Todas essas ações são pensadas justamente para que a gente consiga agregar valor ao projeto.

Quando temos um cenário em que o projeto demanda mais esforço do que o planejado inicialmente, estamos assumindo o risco de estourar o prazo de entrega e, por consequência, torná-lo mais caro. O simples fato de atrasar a entrega certamente frustrará o cliente e, caso a empresa queira contornar isso, certamente se oferecerá a cobrir estes gastos. Ou seja, além de abalar a confiança do cliente, não planejar a quantidade real de horas necessárias para o projeto pode trazer prejuízo para os negócios.

Inclusive, aqui vai uma dica extra: se você tem problemas para gerenciar o tempo da sua equipe de TI, salve este artigo para ler mais tarde.

Capacity planning: estratégia para melhorar a experiência do usuário

Vivemos em um contexto em que cada vez mais as empresas passam a direcionar esforços em experiência do usuário. Isso é algo que quem está há mais tempo na internet pode comparar com clareza, basta lembrar de como era a experiência de navegar na web ou usar um software em meados de 2000. Afinal, são os usuários que vão gerar retorno financeiro para a organização, trazer novos usuários, contribuir com as informações necessárias para o aprimoramento das soluções, etc. 

E apesar de cada área ter suas particularidades, o objetivo de criar um capacity planning continua igual para todas: entender quanto podemos entregar hoje e quanto esforço devemos aplicar para atender às novas demandas. Seja na TI, onde capacity planning também pode servir para mensurar a capacidade da rede de suportar o ambiente computacional com eficiência, evitando gastos desnecessários, ou em projetos, planejar a capacidade de operação terá impacto direto sobre o usuário.

Na verdade, quando paramos para pensar sobre todos os fatores que podem estar afetando a experiência dos seus usuários, a lista não termina e, infelizmente, o espaço é curto para falarmos sobre tudo. Portanto, se você tem interesse no assunto, te convido a baixar e ler este material sobre UX e cloud computing que vai te ajudar a pensar como a nuvem pode melhorar a experiência dos usuários com os seus produtos e serviços.

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