Como justificar o investimento em TI e ferramentas na sua empresa?

Quer apresentar uma proposta de investimento em TI pra diretoria e não sabe como justificar? Nosso head of sales traz insights pra você!

Apesar do modelo de gestão horizontal ter se popularizado bastante no Brasil, ainda é pouco comum encontrarmos grandes empresas que sigam por este caminho, seja por questões culturais ou estratégicas. O fato é que esse tipo de organização tende a trazer um desafio a mais para aqueles profissionais que são muito bons tecnicamente, em sua área, mas que estão em vias de desenvolver as famosas soft skills. Dentre elas, a habilidade de ter confiança para apresentar ideias para a diretoria.

Quando abrimos nossa caixa de perguntas para o público das nossas lives, é comum recebermos dúvidas, do tipo “como me portar diante da diretoria” ou “como justificar o investimento em TI para a diretoria’’. Como head of sales da Binario Cloud, portanto responsável pelo contato direto com uma grande quantidade de profissionais, dentro e fora da área de TI, tenho algumas ideias de por quê isso acontece e gostaria de compartilhar meus insights com você neste artigo.

Boa leitura.

Por que profissionais de TI têm insegurança para falar com a Diretoria?

Não apenas da TI, mas arrisco dizer que em todas as áreas menos ligadas ao core business da empresa. Vamos entender na prática com dois exemplos: primeiro, imagine uma empresa de desenvolvimento de apps para Android; certamente, o gestor de TI dessa empresa não terá tanta insegurança para apresentar propostas de investimento em TI para a diretoria, concorda? Isso porque a tecnologia é percebida pela diretoria como componente central para a geração de novos negócios.

Agora, imagine uma grande varejista. Será que o papel da tecnologia para a geração de valor na empresa está claro para esta diretoria? Talvez esteja, porém a argumentação do porquê é um pouco mais complicada neste segundo caso, concorda?

Na prática, o que muda nos dois exemplos está no seguinte esquema:



Logo vemos que o problema é mais fundo do que simplesmente dizer que a diretoria não tem mente aberta para entender o valor da TI. Vou mapear alguns pontos para reflexão:  

1. Área de TI pouco alinhada aos objetivos de negócio

Em muitas empresas, a área de TI ainda não conseguiu ter a devida importância que precisa por uma questão tanto cultural, quanto de falta de estratégias para alinhar a TI aos objetivos de negócio. Só assim o departamento poderá agregar valor para a organização efetivamente e demonstrar seu potencial para além dos custos envolvidos.

Por isso, é importante que você tenha em mente que sua TI pode e deve ser uma área estratégica para a geração de novos negócios, independente do segmento de mercado.

2. Pouco conhecimento sobre o potencial das ferramentas de TI

Muitas empresas também não possuem uma área de TI estruturada, ou um responsável com formação para tal. É comum encontrarmos pessoas que foram parar naquele setor devido a uma necessidade do empreendimento e que precisaram aprender na prática a suportar todas as outras áreas da companhia por meio de tentativa e erro, sem muito tempo para focar em se aprofundar sobre as ferramentas que a empresa utiliza ou se questionar quanto a seu uso.

Nestes casos, a dificuldade não está apenas na diretoria em compreender o valor do investimento, como na elaboração da justificativa. Esta possibilidade é um mix entre o que acontece no item anterior agregado à uma limitação técnica da pessoa que está na área de TI. Se nem ela sabe explicar porquê a empresa continua fazendo backups em fita ou se desconhece a função do CRM no fluxo de negócios, como poderá encontrar as vulnerabilidades do ambiente? Como planejar melhorias? Quando a diretoria não tem conhecimento técnico e nem a pessoa da área entende exatamente o que está fazendo e para onde quer ir, é preciso pedir ajuda. 
 

 

3. Proposta de investimento em TI incompatível com o budget

O budget das áreas internas dentro de uma empresa nunca foi uma tarefa fácil. Uma companhia possui diversos pratos para serem equilibrados e esse equilíbrio é o que traz continuidade no negócio.

Simplificando bastante a regra para quem está mais envolvido na TI, o que diz qual será o budget para o seu projeto, independente se sua empresa tem uma área financeira menos ou mais estruturada, é uma equação entre o impacto que seus projetos anteriores já provocaram (seja ele positivo ou negativo) e a proposta de valor do seu novo projeto — tudo isso levando em consideração o que é prioridade para a empresa.

Impactos anteriores X Impacto do novo projeto
____________________________________________________
Prioridade para a empresa

Vamos supor que, no passado, sua empresa tenha sofrido um déficit financeiro considerável por conta de uma falha nos backups, que provocou a perda de todos os dados do mês de outubro graças à alta demanda provocada pela black friday. Este é o seu primeiro ano como responsável pela TI e uma das propostas do Planejamento Estratégico de TI é contratar especialistas para analisar os servidores de backup, que vêm apresentando falhas novamente, e renová-los, caso necessário.

Neste caso, você já pode pressupor que uma prioridade para a empresa é a continuidade dos negócios. Porém, para mapear outras prioridades você deverá se inteirar sobre o Planejamento Estratégico da organização. Ao fazer isso, descobre que um dos objetivos para o próximo ano é reestruturar a área de TI.

Agora, podemos montar nossa equação:

Perda de dados e déficit financeiro
X
Compreensão total para poder renovar a área de TI a partir da análise + Continuidade dos negócios graças ao nível maior de maturidade com Backups mais seguros
____________________________________________________
Renovar a área de TI + Continuidade dos negócios

Esta lógica é um bom parâmetro para começar, mas o budget para projetos de TI depende muito de cada negócio e de qual setor estamos falando. Ao conversar com outros profissionais, normalmente encontramos analogias e comparações que dificultam a aprovação de um investimento em projetos de TI. Há empresas, por exemplo, que comparam o budget de TI com o lucro que uma betoneira, caminhão, tratores ou maquinário para aumentar a produção nas fábricas podem levar para a companhia — e elas estão certas com relação ao valor e lucro.

Porém, uma área não pode ser comparada com outra no mesmo valor na balança. Por questões culturais, muitas companhias procuram apenas suprir necessidades pontuais na área de TI até aparecer outro problema; e seguem desta forma por uma questão cultural do fundador, da família controladora ou até mesmo dos investidores. No entanto, usando a lógica da equação acima você poderá apresentar um projeto de investimento em TI mais interessante do ponto de vista dos negócios.

4. Justificar um investimento em TI sem mostrar dados

 Na verdade, nem posso dizer que dá pra justificar um investimento em TI sem ter o monitoramento das principais métricas da área, entender o que está funcionando e o que precisa ser melhorado, por exemplo. A regra é clara: boas decisões são tomadas com base em dados. Portanto, se a sua ideia é que contratar uma solução para apoiar o time em trabalho remoto pode melhorar a produtividade das áreas administrativas, terá de demonstrar como isso acontecerá na prática a longo prazo.

Um dos caminhos para isso é monitorar quanto tempo seu time gasta realizando tarefas puramente operacionais, que poderiam ser automatizadas, tais como fornecer ou recuperar acesso ao Active Directory, validar credenciais, etc. Existem exemplos no mercado de grandes operações que tiveram mudanças significativas de produtividade após a automação da infraestrutura de TI. E é claro, só é possível quantificar esses ganhos a partir do momento em que temos os dados anteriores para comparar o que mudou. Então, acredite, começar a monitorar sua infraestrutura será um ótimo primeiro passo para justificar investimentos em TI futuramente com mais assertividade. 

Neste artigo, nosso Cloud Specialist indica um jeito fácil de fazer este monitoramento, recomendo que você leia em seguida!  

5. Pouco tempo de preparação para o discurso

A pessoa responsável pela área de TI precisa saber exatamente o que quer e porquê precisa daquele orçamento para investir em um produto ou serviço. Quando o conhecimento está estruturado, os argumentos se tornam plausíveis e a chance de conseguir o que precisa na negociação aumenta.

A maior dica é se preparar e treinar o discurso com base em todos os insights que apresentei até agora:

  • Invista tempo em entender como a TI poderá atuar para que a empresa alcance seus objetivos de negócio
  • Pesquise sempre por novas alternativas no mercado para impulsionar os pontos que você mapeou anteriormente
  • Verifique a viabilidade financeira das soluções que você encontrou, utilizando a lógica do impacto sobre o objetivo de negócio se não tiver muita certeza sobre o budget
  • Esteja munido de dados para justificar um investimento em TI e apontar se o mesmo entregou os resultados esperados, futuramente

A apresentação de qualquer investimento deve seguir sempre um roteiro. Normalmente, ele é baseado em diversas perguntas abertas, que devemos responder com confiança. Quando o responsável pela área mostra tranquilidade para abordar um tema, esse controle emocional é passado à diretoria e não ficam dúvidas ou incertezas de que estão tomando a melhor decisão ao aprovar seu projeto.

Então, a dica final é: faça a lição de casa antes de pedir algo. Olhe e compare a solução no mercado, saiba os motivos e benefícios daquela compra e, também, quais os riscos de não realizar o investimento desejado. Seguindo o exemplo de uma ferramenta de desktop virtual que faz o controle de acessos ao ambiente, um dos riscos que você pode apresentar é a possibilidade de que um usuário se infiltre no sistema através de uma credencial fraca, acessando dados que não deveriam ser de seu conhecimento. 

Se nenhuma destas ideias te ajudou…

 Pode ser o momento de buscar o apoio de consultores especialistas. Neste caso, saiba que o foco da empresa contratada precisa ser apoiá-los a tomar decisões de acordo com o cenário apresentado, de acordo com as necessidades e expectativas envolvidas. É comum que os assessores se deparem com dúvidas durante o processo e a missão deles é se aprofundar ao máximo no assunto para entender o quanto você entende sobre a solução que está propondo, bem como se as expectativas da empresa estão alinhadas com a realidade do que a ferramenta pode oferecer.

Essa avaliação é fundamental para que ambas as partes, tanto os fornecedores quanto os consumidores, saibam que estão investindo o tempo em uma solução que irá gerar conforto e segurança.

Portanto, o melhor conselho é procurar primeiro conhecer sobre o assunto que quer implementar, depois buscar pessoas e empresas no mercado para que elas possam explicar na visão delas sobre o mesmo assunto. Com essas informações, você será capaz de tomar a melhor decisão e apresentar um projeto de renovação da sua TI que conquiste a aprovação da diretoria com mais facilidade!
 

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