Como utilizar a tecnologia para gerenciar uma equipe em Home Office?

Veja como o home office se consolidou como a principal modalidade de trabalho em muitos segmentos e saiba utilizar a tecnologia a favor.

Uma certeza que muitos gestores já têm, baseados nas experiências das empresas durante períodos de crise econômica e humanitária, é a de que o home office já se consolidou como a principal modalidade de trabalho em muitos segmentos. Estudos recentes da Fundação Getúlio Vargas (FGV) mostram que 30% das companhias no Brasil pretende adotar este modelo definitivamente.

Neste cenário, como gestores de uma equipe em home office, nosso desafio é criar iniciativas e ferramentas para promover o diálogo e a otimização da produtividade do time, garantindo a segurança, qualidade de entregas e uma boa experiência dos colaboradores. E para a construção de soluções que garantam a produtividade saudável no trabalho remoto, a tecnologia é a nossa principal aliada.

Por isso, se você quer saber como utilizar a tecnologia a seu favor para otimizar o trabalho da sua equipe em home office, continue lendo e confira as 4 dicas que eu tenho para você. 

Fale sobre conectividade segura

Insistir em conectividade segura nunca é demais, principalmente em um cenário como o nosso, no Brasil, no qual a grande parte das empresas não possuíam um plano para o trabalho remoto e se viram obrigadas a adotar este modelo às pressas. Dada a necessidade de se adaptar em um primeiro momento, muitas brechas de segurança foram abertas, principalmente relacionadas à conectividade dos colaboradores ao ambiente das organizações.

Nesse sentido, nosso papel é estimular a conectividade segura por meio da utilização de conexões privadas, como as seguintes formas de VPN:

  • VPN site to site, que permite conectar de forma criptografada duas sedes ou dois pontos;
  • VPN client to site, que permite conectar vários usuários a um ponto (um data center da empresa, por exemplo);
  • Link lan to lan.

Além disso, pode ser interessante promover campanhas de conscientização sobre proteção online junto ao seu time para apresentar boas práticas de segurança, tais como:

  • Saber identificar uma tentativa de phishing;
  • Compreender quais cuidados devem ser tomados no momento de se conectar uma rede de wi-fi;
  • Entender mais sobre os pilares da nova Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Se quiser saber mais a respeito de como manter sua empresa funcionando em home office com segurança, sugiro a leitura deste artigo.

Incentive a conexão do seu time pelo compartilhamento de resultados

Uma das grandes perdas do home office é o contato com as outras pessoas que fazem parte do time. Conversas informais, que poderiam se tornar insights, bem como o compartilhamento diário de um espaço em comum, se perdem neste modelo. O resultado deste distanciamento geralmente está relacionado a problemas de comunicação e até mesmo de performance: as pessoas podem começar a se sentir sobrecarregadas e descoladas dos objetivos da empresa, resultando em falta de motivação.

Por outro lado, temos hoje a oportunidade de manter a conexão entre as pessoas por meio do uso de ferramentas de gerenciamento e de colaboração online, mitigando estes problemas. Assim, é necessário contar com uma ferramenta que nivele o conhecimento da equipe, armazene, organize as informações e permita o compartilhamento das ideias. Para melhor utilizar estas ferramentas e engajar seu time em prol de objetivos em comum, você pode seguir algumas destas recomendações do que fazemos hoje na Binario Cloud com o nosso time:

  • Implementar, caso ainda não exista na sua empresa, um mecanismo de daily report (via email ou utilizando ferramentas de gerenciamento);
  • Realizar conferências periódicas de alinhamento com o seu time;
  • Adotar a agenda compartilhada e incentivar o preenchimento adequado das tarefas (com detalhe, precisão de horários e pausas programadas dentro do horário comercial);
  • Elaborar uma matriz de comunicação e apresentá-la ao time, indicando problemas anteriores como exemplos para o crescimento de toda a equipe;
  • Atribua papéis bem definidos no time e crie um mecanismo para o tratamento de taks utilizando ferramentas de colaboração.

Promova uma boa experiência tecnológica ao seu time

A experiência tecnológica dos usuários é uma questão muito importante para garantir entregas de alta qualidade e a produtividade saudável do seu time. E neste modelo de trabalho em home office, alguns requisitos como uma maior facilidade para acessar os sistemas da empresa direto de seus dispositivos pessoais, podem determinar se os seus colaboradores estão tendo uma boa experiência tecnológica. 

Algumas possibilidades para promover uma melhor experiência tecnológica do seu time em home office são:

  • Implementar uma solução de Estação Remota de Trabalho que, além de garantir mais segurança para os dados da sua empresa, facilitará o acesso do seu colaborador aos servidores da empresa a partir de uma máquina virtual;
  • Compreender quais são as principais queixas do seu time na operação das aplicações utilizadas e realizar um mapeamento de infraestrutura para entender pontos de melhoria;

Estimule a mudança de mindset do seu time para a transformação digital

Como vimos até aqui, a tarefa de capacitar, desenvolver, supervisionar e unir as pessoas durante o trabalho remoto pode ser muito bem amparada em soluções tecnológicas que surgiram com o que chamamos de transformação digital. Sem o conhecimento adequado sobre as possibilidades disponíveis no mercado não será possível encontrar as soluções ideais para garantir a produtividade saudável do seu time e entregas de alto nível. 

Assim, é importante que você estimule o olhar inovador da sua equipe, promovendo uma verdadeira mudança de mindset para a transformação digital. Isto vai demandar que você dedique algum tempo para conhecer o que há de novo no universo tecnológico, bem como que você prepare o seu time para enxergar novas oportunidades atuar com mais foco no seu negócio.

Se você gostaria de saber um pouco mais sobre como promover a mudança de mindset do seu time para a inovação, sugiro que você acesse este material preparado para o nosso time e comece hoje mesmo a trabalhar com o seu time.

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